暮らしを愉しむ整理収納アドバイザーまつだあいです。
今日は我が家の書類管理の仕組みをご紹介します。書類って、面倒くさいイメージないですか？私は管理方法がわからなくて、あーでもないこーでもないと試行錯誤していた時期が長かったんです。フルリノベーションした今の住まいに引っ越してから、更に重要書類が増えたので一層苦手意識が増えました。
過去には、簿冊式ファイリング（２穴リングやルーズリーフ型のファイルに収納する方法）を試したことも、見出し付きの専用クリアファイルに一式買い換えたこともありました。
紆余曲折を経て、そもそもの間違いに気づいたのはプロの整理収納アドバイザーになってから（住み始めて５〜６年経った頃）でした。
こちらは今日ご紹介する書類の管理方法をフローチャートにまとめたもの。ご自身で一度やってみたい!!と思われた方は、公式LINEで「書類」とキーワードを送っていただくと無料プレゼントいたします。良ければチャレンジしてみてくださいね。
それでは早速お話します。まず、書類は短期・中期・長期の書類に分けて管理しています。
短期とは、まだ目を通せていない未処理の書類。例えば学校のプリントや、広報誌、税金や請求書の郵便物などです。基本的には１週間以内にリセットします。（上の写真の、クリアファイルが立てかけているところが短期の書類保管スペースです）
無印良品のアクリル仕切りスタンド（スリム）を使用しています。現在は廃盤になってしまったのですが、違う素材で販売されているものを載せておきます。
このiMac（デスクトップPC）は私の作業スペースで、作業中にすぐ手を伸ばせる場所になります。未処理の短期書類はこの目に付く場所に置くことで、溜まってきたな〜とか、そういえば、この申込書類早く提出しないとな、、と気になるようにワザと置いています。
家の中でも活発に使う場所に立てかけておくことで、物忘れ防止にもなるし、あまりにゴチャゴチャしてくると「早くなんとかしたい…」という気持ちになるので、今の私には丁度いい保管スペースになっています。
次は中期の書類。廊下の壁に大きいホワイトボードを設置して掲示スペースにしています。（個人情報が含まれるため、写真は裏返して撮影しています）
使用しているホワイトボードはこちら
▶馬印 壁掛無地ホーローホワイトボード MRシリーズ MR23 910×610
吊り下げフックはこちら
▶福井金属工芸 JフックS(シングル) 2個入 安全耐荷重7kg 賃貸 抜き跡目立たない 石膏ボード・木壁対応 絵画 壁掛け展示 4292
レシート類は、財布からすぐに出してマグネットクリップで挟みます。家計簿やクラウド会計に入力するまで、未処理の状態のものはここに溜めていきます。
マグネットクリップはセリアやダイソーなどの100円均一で購入。
家計簿・夫の経費・妻の経費（夫婦ともにフリーランスのため）の３種類のクリップを用意していて、家計簿で登録しても夫の経費登録しないといけないものは横にスライドしていけるように仕組み化しています。
引きで見るとこんな感じ。リビングと洗面スペースの中間にあるので、一番よく目に着く場所なんです。プリント類は、主にこどもの保育園の献立表や月だより。毎日保育園の準備をするタイミングで、献立を確認したり、行事の持ち物を確認したりするのでこの場所に掲示しています。
１ヶ月ごとに新しいプリントに変わるので、そのタイミングで古いものはシュレッダーにかけて廃棄します。
あとは、気になっているイベントやDMを貼ったりもします。休日の過ごし方に悩んだときは、このホワイトボードを見て「これ行きたいと思っていたんだ！」と思い出してプランニングしたりします。
いる・いらないの仕分けで不要になった書類はパントリーへ。
右手の奥にシュレッダーを常設しています。
シュレッダーの上に無印良品のやわらかポリエチレンケースの白い箱を置いていて、個人情報の書類はそこに溜めています。溜まってきたら、まとめてシュレッダーにかける仕組み。
左手の下には、古紙回収のゴミを溜めています。この時は不要になった段ボールに入れていますが、紙袋に入れているときもあります。段ボールや紙袋に溜めておくと、そのままゴミ出しできるので便利です。
最後に長期の書類です。長期書類とは、１年〜半永久的に保管する書類すべてを指します。現在我が家ではバーチカルファイリングと言って、ファイルボックスに個別フォルダとクリアファイルを収納する方法をとっています。ファイルボックスごとに取扱説明書・お金関係・夫の仕事関係・・・など大きなジャンルを分けていて、個別フォルダごとに取扱説明書のカテゴリの白物家電、黒物家電、インテリア・雑貨系・・・などと中分類に振り分けています。
ここ２年ほど、個別フォルダのラベルを仮で付箋紙を貼っていたのですが、バーチカルファイリングの方法が我が家には合っていたのできちんとしたラベルを作成することにしました。
ラベルを作成する前に、この２年で不要になった書類を１つ１つ見直します。上の写真は不要になった書類の山。これでも少ない方？かもしれません。左右でシュレッダーにかけるもの、古紙回収で出せるものに分けておくと、捨てる時が楽ちんです。
こちらが書類管理に必要な道具たち。左からA4クリアファイル・プリンタ用フォルダーラベル・個別フォルダになります。個別フォルダとフォルダーラベルはコクヨのもので、ラベルは印刷のときに色分けできるように白のラベルを購入しました。
▶コクヨ(KOKUYO) ファイル 個別フォルダー A4 クラフト紙 20冊セット A4-IFKX20
▶コクヨ プリンタ用フォルダーラベル A4 16面 34x85mm 10枚 白 L-FL85-W
▶キングジム クリアホルダー シンプリーズ 100枚入 0.2mm A4タテ 乳白 737SP-100-M
ファイルボックスはこちら。
リヒトラブの折りたたみ式のものです。
使わない時は折り畳んでコンパクトに収納できることと、素材が丈夫だけど軽いので、書類保管して取り出す時に少しでも軽くできることが良いなと思って購入しました。ファイルボックスは底板パーツも付いているので、底抜けする心配もないところが嬉しいです。
▶リヒトラブ Roomy ボックスファイル ハイタイプ A4 ブラック F291-24
他にもニュアンスカラーでアイボリーやグレージュっぽい色味のものもあるので、お好きなものを選んでいただくと良いかと思います。
個別フォルダのラベルを印刷して貼ってみました。
取説はブルー系、お金関係はイエロー系のラベルにすることで、ジャンルごとに探し出しやすくなりました。これでも不要な書類を随分減らしましたが、まだまだコンパクトにできる気もします。
でも、私や夫が万が一倒れた時に、他の残された家族がどこに何があるかわからない状態から必要な書類を見つけ出せるようにしたいので、私はなるべく重要だと思う書類は紙媒体で保管しておきたいなと思っています。
そんな理由もあって、現地点で必要最低限の書類はこのようになりました。
こうやってずらっと並べてみると、時間はかかったものの本当にやって良かったな〜と思います！
今後お家に入ってくる書類も、この仕組みのどのジャンルに当てはまるか？都度考えながら振り分けられるので、随分肩の力が抜けました。情報資産をうまく有効活用しながら、家計管理やフリーランスの仕事も頑張っていきたいです。
保管場所は、リビング奥の可動棚にしました。書類は重たいので、腰高よりも下の段に収納しています。反対側に小さなデスクがあるので、探したいときはそのスペースも使えます。
いかがだったでしょうか。もし、書類整理を同じようにしたい!サポートしてほしい!という方がいらっしゃれば、整理収納の片付く仕組みサポートでご依頼いただけます。大阪・奈良を中心としたエリア限定にはなってしまうのですが、気になる方はぜひ公式LINEよりお申込みください。
最後に、YouTubeでも短期・中期・長期の書類管理について動画を交えて詳しく解説しています。ぜひご覧いただけると嬉しいです。